Wysłanie jednej osoby na kurs z zamówień publicznych jest proste. Rezerwujesz miejsce, płacisz i czekasz na wyniki. Ale jeśli po powrocie tej osoby w dziale nadal pojawiają się te same błędy, to sygnał, że problem jest większy niż kompetencje jednego pracownika.
Wiele instytucji publicznych i firm działających w obszarze zamówień publicznych przez lata trzyma się modelu „jeden ekspert w dziale”. Jedna osoba, która naprawdę zna się na PZP, i kilka innych, które robią, co im powie. Ten model działa, dopóki ta osoba jest zdrowa, obecna i nie znajdzie lepszej oferty pracy.
Szkolenia zespołowe z zamówień publicznych są odpowiedzią na ograniczenia modelu opartego na jednostce. Nie tylko na ryzyko rotacji, ale też na codzienny problem, który pojawia się, gdy różne osoby w dziale inaczej interpretują te same przepisy.
Kiedy indywidualne szkolenie nie rozwiązuje problemu?
Indywidualny kurs z PZP ma sens, kiedy konkretna osoba ma konkretną lukę w wiedzy i kiedy wypełnienie tej luki wystarczy do rozwiązania problemu. Ale są sytuacje, w których problem jest głębszy.
Jeśli w dziale ZP pracuje kilka osób i każda ma nieco inne rozumienie tych samych przepisów, szkolenie jednej z nich nic nie zmienia w pozostałych. Decyzje nadal będą podejmowane niespójnie. Kontroler, który patrzy na serię postępowań, nadal będzie widział rozbieżności.
Jeśli problem wynika z braku spójnych procedur wewnętrznych, a nie z wiedzy konkretnej osoby, szkolenie indywidualne adresuje objaw, a nie przyczynę. Osoba wraca z kursu, wie więcej, ale pracuje w tym samym środowisku, gdzie nikt inny się nie zmienił.
Jeśli celem szkolenia jest przygotowanie całego działu do pracy z nową nowelizacją albo nowym zakresem odpowiedzialności, szkolenie jednej osoby i oczekiwanie, że przekaże wiedzę pozostałym, to model ryzykowny. Wiedza przenosi się przez relację, a nie przez notatki.
Co daje szkolenie całego zespołu?
Spójność interpretacyjna
To jeden z najważniejszych efektów szkolenia zespołowego z zamówień publicznych. Kiedy cały dział przechodzi szkolenie w tym samym czasie, z tymi samymi materiałami i tym samym trenerem, buduje wspólny język i jednolite podejście do interpretacji przepisów.
W praktyce oznacza to, że ta sama sytuacja: wątpliwa oferta, zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa, warunek udziału budzący zastrzeżenia, będzie oceniana przez różnych pracowników działu według tych samych kryteriów. To redukuje wewnętrzne konflikty i eliminuje niespójności, które są widoczne dla zewnętrznego kontrolera.
Wspólny kontekst dla dyskusji
Kiedy tylko jedna osoba w dziale była na szkoleniu, jej wiedza jest jej wiedzą. Trudno dyskutować o interpretacji przepisu z kimś, kto nie ma tego samego kontekstu.
Kiedy cały dział uczestniczy w kursie z PZP, rozmowa o trudnych przypadkach staje się możliwa na innym poziomie. Każdy zna tezy, każdy rozumie orzecznictwo, każdy widział te same przykłady. Decyzje podejmowane w trudnych sytuacjach są wtedy efektem dyskusji między osobami o równoważnym poziomie wiedzy, a nie wyrokiem jednego eksperta.
Odporność na rotację
Kiedy kompetencje są rozłożone na cały zespół, odejście jednej osoby nie tworzy luki zagrażającej ciągłości postępowań. Wiedza jest zasobem organizacyjnym, nie indywidualnym. Nowy pracownik wchodzi do działu, gdzie kilka osób może go wdrożyć, a nie do miejsca, gdzie jedynym źródłem wiedzy jest procedura napisana przed kilkoma laty.
Niższy koszt jednostkowy
Szkolenie firmowe z zamówień publicznych dla grupy powyżej 10 osób jest zazwyczaj tańsze w przeliczeniu na uczestnika niż szkolenia otwarte. Oznacza to, że szkolenie całego działu jednocześnie może być bardziej efektywne kosztowo niż wysyłanie pracowników na kolejne kursy indywidualne przez kilka miesięcy.
W jakich sytuacjach szkolenie zespołowe jest szczególnie potrzebne?
Po istotnej nowelizacji przepisów
Kiedy wchodzi w życie zmiana, która wpływa na codzienną pracę działu, szkolenie całego zespołu jest najprostszym sposobem na zsynchronizowanie wiedzy. Zamiast czekać, aż każdy pracownik samodzielnie przetworzy nowe przepisy i wyrobi sobie ich interpretację, warto przeprowadzić jeden kurs aktualizujący z PZP dla wszystkich.
Po kontroli, która wykazała błędy systemowe
Jeśli kontrola zakwestionowała decyzje, które były podejmowane przez kilka osób w zbliżony sposób, problem jest systemowy. Szkolenie indywidualne jednej osoby go nie rozwiąże. Szkolenie skupione na obszarach objętych zarzutami, przeprowadzone dla całego działu, daje szansę na realną zmianę.
Przy wdrażaniu nowych pracowników
Kiedy do działu ZP dołącza kilka nowych osób w krótkim czasie, wspólne szkolenie jest skuteczniejsze niż indywidualne wdrożenia. Wszyscy zaczynają od tego samego punktu, budują relacje w toku kursu i od pierwszego dnia pracy mają wspólny kontekst.
Przy zmianie zakresu odpowiedzialności
Dział przejmuje obsługę zamówień unijnych? Zaczyna prowadzić postępowania sektorowe? Dostaje nowe obowiązki związane z waloryzacją kontraktów? To moment na szkolenie zespołowe z zamówień publicznych, które przygotuje wszystkich do nowych zadań jednocześnie.
Jak zorganizować szkolenie zespołowe skutecznie?
Kilka rzeczy, które mają duże znaczenie dla jakości szkolenia, ale rzadko są omawiane przed jego organizacją.
Pierwsze to zebranie pytań od uczestników przed szkoleniem. Lista zagadnień, które pracownicy uznają za trudne lub niejednoznaczne, pozwala trenerowi zaakcentować właśnie te tematy i daje poczucie, że kurs odpowiada na realne problemy, a nie na abstrakcyjny program.
Drugie to odpowiednia liczba uczestników. Szkolenie dla zbyt dużej grupy traci interaktywność: trudniej zadawać pytania, trudniej analizować przypadki, trudniej angażować się w dyskusję. Optymalna wielkość grupy to 10-20 osób. Przy większym dziale warto rozważyć podział na dwie edycje.
Trzecie to plan na czas po szkoleniu. Co zmieni się w praktyce po powrocie do biura? Jakie procedury wymagają aktualizacji? Kto weryfikuje, czy wiedza zdobyta na szkoleniu jest faktycznie stosowana? Szkolenie bez planu wdrożenia zmienia się szybko w doświadczenie, które z czasem blednie.
ApexNet organizuje szkolenia firmowe z zamówień publicznych w różnych formatach: stacjonarnie w siedzibie klienta, w wynajętej sali albo online dla zespołów rozproszonych. Programy są projektowane na podstawie analizy potrzeb konkretnej organizacji, a uczestnicy po szkoleniu mają roczny dostęp do platformy EduStrefa z aktualizowanymi materiałami.
Jeśli chcesz omówić szkolenie dla swojego zespołu, skontaktuj się przez stronę apexnet.com.pl/kontakt. Jeśli szukasz dedykowanego programu dla wykonawców uczestniczących w przetargach, sprawdź ofertę szkoleń dla wykonawców.