Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych to krótkie, ale bardzo ważne pismo, dzięki któremu osoba, której dane dotyczą, może cofnąć wcześniej udzieloną zgodę na określone działania administratora danych. Najczęściej dotyczy to takich sytuacji jak zgoda marketingowa, zgoda na kontakt telefoniczny, wysyłkę newslettera, profilowanie lub publikację wizerunku. Dokument powinien być jasny, konkretny i pozwalać bez wątpliwości ustalić, kto składa oświadczenie oraz jakiej zgody ono dotyczy.
W praktyce wzór wycofania zgody powinien zawierać dane osoby składającej oświadczenie, dane odbiorcy pisma, wskazanie podstawy cofanej zgody, jednoznaczne żądanie zaprzestania przetwarzania danych w określonym celu oraz datę i podpis. Warto także doprecyzować, czy cofnięcie zgody ma obejmować wszystkie kanały kontaktu, czy tylko wybrane, na przykład e-mail lub telefon. Im bardziej precyzyjna treść, tym mniejsze ryzyko nieporozumień.
Należy pamiętać, że wycofanie zgody działa na przyszłość. Oznacza to, że samo cofnięcie nie powoduje automatycznie, że wcześniejsze przetwarzanie było niezgodne z prawem, jeśli odbywało się na podstawie ważnie udzielonej zgody. Gotowy wzór poniżej można wykorzystać jako uniwersalny dokument do wysłania pocztą, e-mailem albo złożenia osobiście.
Imię i nazwisko: ………………………………………………..
Adres: …………………………………………………………………..
E-mail / telefon: ……………………………………………………
Nazwa / imię i nazwisko: …………………………………..
Adres: …………………………………………………………………..
E-mail: …………………………………………………………………..
Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych
Zakres cofanej zgody
- przetwarzanie danych w celach marketingowych
- kontakt telefoniczny
- kontakt e-mailowy / newsletter
- kontakt SMS
- publikacja wizerunku
- inne: …………………………………………………………..
Żądanie
- Proszę o zaprzestanie przetwarzania moich danych osobowych w celu wskazanym powyżej.
- Proszę o usunięcie moich danych, jeżeli nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania.
- Proszę o potwierdzenie przyjęcia niniejszego oświadczenia.
Informacje uzupełniające
| Element | Treść do uzupełnienia | Uwagi |
|---|---|---|
| Data zgody | ………………………….. | Jeśli jest znana |
| Forma zgody | pisemna / online / ustna | Można doprecyzować |
| Zakres danych | np. imię, e-mail, telefon | Opcjonalnie |
podpis
jak napisać wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych
Powyższy wzór można potraktować jako uniwersalne wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale warto dopasować go do konkretnej sytuacji. Najważniejsze jest to, aby z treści jednoznacznie wynikało, jaką zgodę cofasz i wobec kogo składasz oświadczenie. Jeżeli wcześniej zgoda była udzielona wyłącznie na działania marketingowe, nie trzeba rozszerzać pisma na inne cele. Z kolei jeśli administrator przetwarza dane w kilku odrębnych obszarach, dobrze jest wskazać, których z nich dotyczy cofnięcie.
czy trzeba podawać podstawę prawną
Nie ma obowiązku cytowania przepisów, aby pismo było skuteczne. W praktyce wystarczy czytelne oświadczenie woli. Jeśli jednak chcesz, możesz dodać zdanie, że cofnięcie zgody następuje na podstawie przepisów RODO. Taki element może zwiększyć formalny charakter dokumentu, ale nie jest konieczny do samego odwołania zgody.
co można zmodyfikować w tym wzorze
Wzór da się łatwo rozbudować o dodatkowe pola, jeżeli wymaga tego sytuacja. Można dopisać numer klienta, numer umowy, identyfikator konta lub adres strony internetowej, przez którą zgoda została udzielona. To szczególnie przydatne, gdy pismo trafia do dużej firmy i istnieje ryzyko trudności z identyfikacją osoby. W przypadku zgody na publikację zdjęć lub nagrań warto dopisać, gdzie materiał był publikowany, na przykład na stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub w materiałach drukowanych.
Można również zawęzić żądanie tylko do określonego kanału kontaktu. Przykładowo, jeśli nie chcesz otrzymywać ofert telefonicznych, ale nadal zgadzasz się na kontakt e-mailowy związany z realizacją umowy, warto to wyraźnie zapisać. Precyzyjne wskazanie zakresu cofnięcia zgody pomaga uniknąć błędnej interpretacji przez administratora danych.
kiedy samo wycofanie zgody nie wystarczy
Trzeba uważać, aby nie mylić zgody z inną podstawą przetwarzania danych osobowych. Jeżeli firma przetwarza dane nie tylko na podstawie zgody, lecz także dlatego, że jest to konieczne do wykonania umowy, wystawienia faktury albo wypełnienia obowiązku prawnego, samo cofnięcie zgody nie spowoduje całkowitego usunięcia wszystkich danych. Administrator może nadal przetwarzać część informacji, jeśli ma do tego inną legalną podstawę.
jak złożyć dokument i na co uważać
Gotowe oświadczenie można przekazać listownie, e-mailem albo przez formularz kontaktowy, o ile administrator dopuszcza taką drogę komunikacji. Dla własnego bezpieczeństwa dobrze zachować dowód nadania lub wysyłki. Jeżeli pismo składasz osobiście, warto poprosić o potwierdzenie odbioru na kopii. To proste działanie może być pomocne, gdy później trzeba wykazać, od kiedy zgoda została cofnięta.
Przed wysłaniem sprawdź, czy dane odbiorcy są aktualne i czy dokument zawiera podpis, jeśli wybierasz formę papierową. W wersji elektronicznej często wystarczy podpisanie się imieniem i nazwiskiem w treści wiadomości, choć w niektórych przypadkach można dodać podpis kwalifikowany lub profil zaufany. Najważniejsze, by pismo było zrozumiałe, kompletne i pozwalało skutecznie zrealizować cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych.